Scaled Agile Framework (SAFe) ei ole vain kehitysmalli – sen todellinen arvo on kommunikaation rytmittäjänä

Kun ihmisiltä kysytään, mikä estää heitä onnistumasta työssään, vastaus liittyy harvoin teknologiaan, kapasiteettiin tai osaamiseen. Useimmiten suurimmaksi haasteeksi mainitaan kommunikaation puute. Yksilöt ja tiimit tekevät parhaansa – mutta usein ilman säännöllisesti jaettua yhteistä suuntaa. Päätöksiä tehdään ilman ajantasaista kokonaiskuvaa. Prioriteetit muuttuvat hiljaisesti. Tieto ei kulje – tai se liikkuu vain rooli-, organisaatio- tai verkostopohjaisten siilojen sisällä. Ja silloinkin kun tieto liikkuu, sitä tulkitaan eri tavoin eri puolilla organisaatiota.

Scaled Agile Framework (SAFe) on pohjimmiltaan vastaus tähän haasteeseen. Se on suunniteltu luomaan rakenteita säännölliselle yhteiselle kommunikaatiolle ja sen kautta syntyville linjauksille – sille perustalle, jota organisaatiot ja ihmiset niiden sisällä tarvitsevat voidakseen menestyä.

Arjen paineessa ja jatkuvien muutosten keskellä on täysin luonnollista, että SAFe näyttäytyy monille ennen kaikkea näkyvimpien asioiden kautta: seremonioina, suunnitelmina, työnkulkuina, backlogeina ja mittareina. Ne ovat konkreettisia asioita – niitä, joihin “täytyy osallistua”, joita mitataan ja raportoidaan – ja siksi ne usein määrittävät, miten SAFe koetaan. Eikä kokemus ole useinkaan kovin myönteinen – varsinkaan muutosmatkan alkuvaiheessa.

SAFe:n todellinen arvo piilee seremonioita ja suunnitelmia paljon  syvemmällä: siinä, että se rakentaa yhteisen kommunikaation rytmin ja kielen koko organisaation läpi. Sen sisäänrakennetut käytännöt – rakenteistetut tapahtumat, artefaktit ja päätöspisteet – synnyttävät jatkuvasti keskusteluja siitä, mikä oikeasti merkitsee: yksityiskohdista, suunnasta, prioriteeteista ja jatkuvasta parantamisesta. Tämä rytmi ei pelkästään lisää kommunikaatiota – se tasapainottaa sitä. Kehittäjät määrittelevät, miten ja kuinka paljon. Johto priorisoi ja tukee. Ja juuri tässä rytmissä alkavat kasvaa luottamus, selkeys ja yhteinen suunta – ei ylhäältä ohjattuna, vaan merkityksellisen ja jatkuvan vuoropuhelun kautta.

Kommunikaation rytmi rakentuu suunnitelmallisesti toistuvista jaksoista: suunnitteluväli-jaksot (Planning Increment) rytmittävät kokonaisuuksien (usein 2-4 kuukauden) kommunikaatiota  ja iteraatiot (Sprint) tuovat sykkeen arjen kommunikaatioon. PI-suunnittelut (PI Planning), demot ja Tarkasta ja mukauta -tapahtuma (Inspect & Adapt) eivät ole seremonioita seremonioiden vuoksi. Ne ovat kohtaamisia, joissa pyritään kohti yhteistä jaettua ymmärrystä ja luottamusta. Sivuhuomioina mainittakkoon, oman matkani varrella moni on argumentoinut, että “kyllähän me olemme aina suunnitelleet, kommunikoineet tai arvioineet työtapoja yhdessä.” Kun olen kysynyt, “No, oletteko tehneet sitä säännöllisesti ja läpi koko organisaation mahdollisimman ajantaisaiseen tilannekuvaan perustuen?”, vastaus on usein ollut hiljaisuus.

SAFe:n artefaktit – kuten PI-tavoitteet (PI Objectives), toteutunut arvo (Actual Value) arviot, suunnitelman ennustettavuusmittari (Planning Predictability Measure)-mittari tai luottamusäänestys (Confidence Vote) – eivät ole pelkästään raportointia varten. Ne ovat itse asiassa keskustelualustoja. Kun tiimit itse kirjoittavat PI-tavoitteet (PI Objectives) -tavoitteensa selkokielellä, sidosryhmien on helpompi varmentaa yhdessä tiimin kanssa, mitä oikeasti täytyy pyrkiä toimittamaan – ja miksi. Suunnittelun ja arvioinnin väliin mahtuu useampi yhteinen pysähdys, jossa pohditaan, kuinka tärkeitä ja arvokkaita tavoitteet ovat, ja missä määrin ne toteutuivat. Toteutunut arvo (Actual Value) keskustelut avaavat yhteisen peilin: onnistuimmeko? Mikä vaikutti siihen, että onnistuimme – tai emme?

Suunnitelman ennustettavuusmittari (Planning Predictability Measure) ei kerro vain siitä, kuinka hyvin suunnitelmat pitivät, vaan kutsuu laajempaan keskusteluun. Ovatko tarpeet ymmärretty oikein? Onko meillä toimiva rakenne? Onko organisaatiossa liikaa riippuvuuksia, jotka heikentävät kykyämme ennustaa ja sopeutua. Tällöin on paikallaan tarkastella ja mahdollisesti uudistaa kehittämisen rakenteita tai työn määrittelytapoja.

Yksi erityisen hienovarainen mutta arvokas esimerkki kommunikaation fasilitoinnista on luottamusäänestys (Confidence Vote). Sen tulos viestii yhdellä luvulla sen, kuinka luottavaisia ihmiset ovat suunnitelmaansa kohtaan ja siten myös kuinka luottavaisesti stakeholderit voivat suunnitella omat jatkotyönsä. Se voi siis paitsi varoittaa, jos epävarmuus on suuri, mutta ennen kaikkea se voi avata keskustelut siitä, mitä pitäisi tapahtua, jotta luottamus nousisi. Se ei ole pelkkä äänestys, se on dialogin avaus.

Myös priorisointimenetelmä painotettu nopeimmin tehtävä työ ensin -malli (WSJF) toimii nimenomaan keskustelun välineenä. Sen tarkoitus ei ole antaa mekaanista laskukaavaa sille, mitä kannattaa tehdä seuraavaksi, vaan pakottaa pysähtymään ja johdattaa olemaan pelkkää ”minusta tämä on tärkein” -ajattelua huomattavasti analyyttisempi. Miten paljon arvoa jokin tuo? Kuinka kiireellinen se on? Kuinka suuri työ siihen liittyy? suhteessa toisiin priorisoinnissa oleviin kehitystoiveisiin. Kun näitä kysymyksiä käydään läpi yhdessä, syntyy priorisointipäätös, johon on helpompi sitoutua, koska siihen osallistuttiin. Painotettu nopeimmin tehtävä työ ensin -malli (Weighted Shortest Job First - WSJF)-keskustelujen tulos voi olla hyvinkin yllättävä osallistujilleen, ja taas kerran sellaisenaan sen arvo löytyy tulosten synnyttämistä jatkokeskusteluista.

SAFe:n rakenne tekee työn näkyväksi. Se tuottaa suunnitelmia, listoja ja mittareita. Mutta ne ovat vain jäävuoren huippu. Se, mitä ei heti näe – kommunikaatio, ymmärrys, yhteinen kieli ja luottamus – on se, mikä mahdollistaa kaiken muun. Todellinen suunnitelma ei synny kalvolla, vaan keskustelussa, jossa eri näkökulmat kohtaavat ja kuuntelevat toisiaan.

Kestävä muutos ei synny prosessista – vaan puheesta. SAFe ei lupaa hopealuotia, mutta se pakottaa organisaation puhumaan fiksusti, toistuvasti&säännöllisesti ja läpinäkyvästi. Parhaimmillaan se rakentaa kulttuurin, jossa arvo ei ole oletus vaan jaettu ymmärrys. Tavoitteet eivät ole yksilöllisiä toiveita vaan yhteisiä lupauksia. Ja palaute ei ole muodollisuus, vaan jatkuvaa vuoropuhelua.

Lopulta SAFe:n onnistuminen ei riipu siitä, kuinka hyvin tiimit osaavat backlog-groomingin tai PI-planningin – vaan siitä, kuinka hyvin ihmiset ymmärtävät toisiaan, puhuvat samoista asioista samoilla käsitteillä, ja haluavat onnistua yhdessä.