Onko yhteiselle suunnittelulle tilaa AI-ajassa?

Olen vuodesta 2013 lähtien auttanut monia organisaatioita ottamaan Suomessa ja muualla yhteisen suunnittelun – Big Room Planningin tai PI Planningin – käyttöön.

Olen nähnyt tilanteita, joissa ensimmäinen yhteinen suunnittelu on ollut käännekohta tekemiselle: ensimmäinen hetki, jolloin ihmiset oikeasti näkevät kokonaisuuden, riippuvuudet ja yhteisen suunnan, ja sitoutuvat yhdessä viemään yritystä eteenpäin.

2020 tuli korona.

Yhtäkkiä fyysiset Big Roomit katosivat. Oli pakko siirtää suunnittelu verkkoon. Teimme tämän vain muutaman viikon kuluessa.

Lentäminen väheni.

Korona ei poistanut yhteisen suunnan tarvetta – se korosti sitä

Korona-aikana havaitsimme jotain olennaista.

Hajautetussa ympäristössä ihmiset eivät pysty tekemään työtä yhdessä, ellei yhteinen suunta ole kirkas.

Kun spontaanit käytäväkeskustelut ja epäviralliset tarkistukset katosivat, tarvittiin entistä tietoisempaa yhteistä suunnittelua. Muuten syntyi:

• epävarmuutta prioriteeteista
• päällekkäistä työtä
• koordinaatiohaasteita
• kuormitusta

Korona-aikana autoimme myös useita organisaatioita ottamaan käyttöön yhteisen suunnittelun ensimmäistä kertaa – juuri siksi, että hajautettu työ vaati rakenteen yhteiselle ajattelulle.

Mitä tutkimus kertoo?

Tein yhdessä Helsinkin Yliopiston ja Karlstadin yliopiston tutkijoiden kanssa vuonna 2020–2021 yhteisen tutkimukseen, jossa tarkasteltiin pandemian vaikutuksia ohjelmistokehitykseen.

Tuloksista kaksi havaintoa pysäyttivät:

• 55 % vastaajista koki ketteryyden auttaneen organisaatiota vastaamaan pandemian haasteisiin
• 59 % raportoi organisaationsa ketteryyden parantuneen edellisen vuoden aikana

Toisin sanoen: kriisi ei romuttanut ketteryyttä – monessa organisaatiossa se vahvisti sitä.

Tutkimus: Kettunen et al., Impacts of COVID-19 Pandemic for Software Development in Nordic Companies – Agility Helps to Respond (XP 2021). (Open Access)

Nyt elämme AI-aikaa

Tänään kysymys ei enää liity etätyöhön.

Se liittyy tekoälyyn.

AI nopeuttaa backlogien valmistelua. Se auttaa priorisoinnissa. Se tuottaa vaihtoehtoja, analyysejä ja luonnoksia.

Työ nopeutuu merkittävästi.

Mutta jos tekeminen ei ole enää pullonkaula, päätöksenteko - suunta - on. Ilman yhteistä suuntaa tekemistä on hyvin vaikea johtaa.

Kun vaihtoehtoja syntyy enemmän ja nopeammin, tarvitaan:

• kirkkaampi strateginen suunta
• selkeämpi priorisointi
• läpinäkyvämpi keskustelu riippuvuuksista
• nopeampi, mutta harkittu päätöksenteko

Mitä tapahtuu PI-suunnittelulle?

Jos yhteinen suunnittelu on vain:

• aikatauluharjoitus
• riippuvuustaulukon täyttö
• tai sprinttien kalenterointi

niin AI voi tehdä siitä suuren osan.

Mutta jos se on:

• yhteisen suunnan kirkastamista
• strategisten valintojen näkyväksi tekemistä
• riskien käsittelyä
• luottamuksen rakentamista hajautetussa organisaatiossa

silloin sen arvo kasvaa – ei pienene.

AI tuottaa vaihtoehtoja. Ihmiset kantavat vastuun suunnasta.

Oman kokemukseni mukaan PI-suunnittelun syklit ovat tihentyneet

Vaikka osa organisaatioista on luopunut PI-suunnittelusta, niin suurin osa tuntuu siirtyneen jonkinlaiseen hybridimalliin, jossa yrityksen eri toimipisteet osallistuvat etänä suunnitteluun, mutta saman toimipisteen ihmiset suunnittelevat yhdessä. Lisäksi osassa organisaatioita suunnittelun rytmi on nopeutunut, niin, että suunnittelua tehdään useammin, mutta kevyemmin.

Itse uskon tässä olevan AI-aikakauden tulevaisuus. Nopeissa, yhteisissä hybridinä tehtävissä suunnitteluissa, sillä ilman yhteistä suuntaa hajautettu työ ei toimi.

Mitä teidän organisaatiossa on tapahtunut PI-suunnittelulle AI-agenttien aikakaudella?

Kohti agenttien tekemää synkkaa

Mutta ehkä kaikkein kiinnostavin kehityssuunta ei ole vain hybridisyys tai tiheämpi rytmi.

Vaan se, että suunnittelu alkaa muuttua yhä enemmän jatkuvaksi ja asynkroniseksi.

AI:n avulla suuri osa siitä työstä, joka ennen tehtiin yhteisessä tilassa kahden päivän aikana, voidaan tehdä jo etukäteen:

• backlogien jalostus
• riippuvuuksien tunnistaminen
• kapasiteetin arviointi
• riskien näkyväksi tekeminen
• vaihtoehtoisten suunnitelmien simulointi

Tämä vapauttaa yhteisen ajan siihen, mikä on arvokkainta: päätöksiin, priorisointiin ja yhteiseen ymmärrykseen.

Voisiko tulevaisuuden PI Planning olla enemmänkin jatkuva suunnan hakemisen prosessi kuin yksittäinen tapahtuma?

AI-agentit voivat tukea organisaatioita pitämällä ohjelmataulut ja riippuvuudet jatkuvasti ajan tasalla. Mutta edelleen tarvitaan ihmisiä tekemään valinnat:

• mikä on tärkeintä juuri nyt
• mihin panostamme seuraavaksi
• mistä uskallamme luopua

Kun AI-agentit tekevät yhä enemmän valmistelusta, jääkö PI Planningista lopulta jäljelle vain se kaikkein tärkein: yhteinen päätöksenteko ja suunta?

Miltä tämä näyttää teidän organisaatiossanne?

‍